Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten

Im Dokumenteneditor haben Sie die Möglichkeit, gemeinsam mit anderen Nutzern an einem Dokument zu arbeiten. Diese Funktion umfasst:

gleichzeitiger Zugriff von mehreren Benutzern auf das bearbeitete Dokument
visuelle Markierung von Textabschnitten, die aktuell von anderen Benutzern bearbeitet werden
Synchronisierung von Änderungen mit einem Klick
Chat zum Austauschen von Ideen zu bestimmten Abschnitten des Dokuments
Kommentare mit der Beschreibung von Aufgaben oder Problemen, die Folgehandlungen erforderlich machen

Co-Bearbeitung

Im Dokumenteneditor stehen die folgenden Modelle für die Co-Bearbeitung zur Verfügung. Standardmäßig ist der Schnellmodus aktiviert. Die Änderungen von anderen Benutzern werden in Echtzeit angezeigt. Im Modus Strikt werden die Änderungen von anderen Nutzern verborgen, bis Sie auf das Symbol Speichern klicken, um Ihre eigenen Änderungen zu speichern und die Änderungen von anderen anzunehmen. Der Modus kann unter Erweiterte Einstellungen festgelegt werden.

Wenn ein Dokument im Modus Strikt von mehreren Benutzern gleichzeitig bearbeitet wird, werden die bearbeiteten Textpassagen mit gestrichelten Linien in verschiedenen Farben markiert. Wenn Sie den Mauszeiger über eine der bearbeiteten Passagen bewegen, wird der Name des Benutzers angezeigt, der diese Passage aktuell bearbeitet. Im Schnellmodus werden die Aktionen und die Namen der Co-Editoren angezeigt, sobald sie eine Textstelle bearbeitet haben.

Die Anzahl der Benutzer, die am aktuellen Dokument arbeiten, wird in der linken unteren Ecke auf der Statusleiste angegeben - . Wenn Sie sehen möchten, wer gerade die Datei gerade bearbeitet, können Sie auf dieses Symbol klicken oder den Bereich Chat öffnen, der eine vollständige Liste aller Benutzer enthält.

Wenn niemand die Datei anzeigt oder bearbeitet, sieht das Symbol in der Kopfzeile des Editors folgendermaßen aus: Zugriffsrechte verwalten über dieses Symbol können Sie die Benutzer verwalten, die direkt aus dem Dokument auf die Datei zugreifen können; neue Benutzer einladen und ihnen die Berechtigung zum Bearbeiten, Lesen oder Überprüfen erteilen oder Benutzern Zugriffsrechte für die Datei verweigern. Klicken Sie auf dieses Symbol Anzahl der Benutzer , um den Zugriff auf die Datei zu verwalten. Sie können die Datei auch verwalten, wenn andere Benutzer aktuell mit der Bearbeitung oder Anzeige des Dokuments beschäftigt sind.

Sobald einer der Benutzer Änderungen durch Klicken auf das Symbol speichert, sehen die anderen Benutzer in der Statusleiste eine Notiz über vorliegende Aktualisierungen. Um die Änderungen zu speichern und die Aktualisierungen zu erhalten, klicken Sie aufs Symbol in der linken oberen Ecke der oberen Symbolleiste. Die Updates werden hervorgehoben, damit Sie nachvollziehen können, was genau geändert wurde.

Sie können festlegen, welche Änderungen bei der Co-Bearbeitung hervorgehoben werden sollen: Klicken Sie dazu in der Registerkarte Datei auf die Option Erweiterte Einstellungen und wählen Sie zwischen keine, alle und letzte Änderungen in Echtzeit. Wenn Sie die Option Alle anzeigen auswählen, werden alle während der aktuellen Sitzung vorgenommenen Änderungen hervorgehoben. Wenn Sie die Option Letzte anzeigen auswählen, werden alle Änderungen hervorgehoben, die Sie vorgenommen haben, seit Sie das letzte Mal das Symbol Speichern angeklickt haben. Wenn Sie die Option Keine anzeigen auswählen, werden die während der aktuellen Sitzung vorgenommenen Änderungen nicht hervorgehoben.

Chat

Mit diesem Tool können Sie die Co-Bearbeitung spontan bei Bedarf koordinieren, beispielsweise um mit Ihren Mitarbeitern zu vereinbaren, wer was macht, welchen Absatz Sie jetzt bearbeiten usw.

Die Chatnachrichten werden nur während einer Sitzung gespeichert. Um den Dokumentinhalt zu besprechen, ist es besser, Kommentare zu verwenden, die bis zum Löschen gespeichert werden.

Um auf den Chat zuzugreifen und eine Nachricht für die anderen Benutzer zu hinterlassen:

Klicken Sie auf das Symbol in der linken Seitenleiste.
Geben Sie Ihren Text in das entsprechende nachfolgende Feld ein.
Klicken Sie auf Senden.

Alle Nachrichten, die von Benutzern hinterlassen wurden, werden links in der Leiste angezeigt. Liegen ungelesene neue Nachrichten vor, sieht das Chat-Symbol wie folgt aus - Chat .

Um die Leiste mit den Chat-Nachrichten zu schließen, klicken Sie erneut auf das Chat Symbol.

Kommentare

Einen Kommentar hinterlassen:

Wählen Sie einen Textabschnitt, der Ihrer Meinung nach einen Fehler oder ein Problem enthält.
Wechseln Sie in der oberen Symbolleiste in die Registerkarte Einfügen oder Überprüfen und klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf Kommentare, oder
nutzen Sie das Symbol in der linken Seitenleiste, um das Kommentarfeld zu öffnen, klicken Sie anschließend auf Kommentar hinzufügen oder
klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den gewünschten Textabschnitt und wählen Sie die Option Kommentar hinzufügen aus dem Kontextmenü aus.
Geben Sie den gewünschten Text ein.
Klicken Sie auf Hinzufügen.

Der Kommentar erscheint auf der Leiste links. Ein anderer Benutzer kann auf den hinzugefügten Kommentar antworten, Fragen stellen oder über die durchgeführte Arbeit berichten. Um auf einen Kommentar zu reagieren, klicken Sie auf unterhalb des Kommentars auf die Schaltfläche Antwort hinzufügen.

Der von Ihnen kommentierte Textabschnitt wird im Dokument markiert. Um den Kommentar einzusehen, klicken Sie innerhalb des Abschnitts mit der Maus. Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, wechseln Sie in die Registerkarte Datei, wählen Sie die Option Erweiterte Einstellungen... und deaktivieren Sie das Kästchen Live-Kommentare einblenden. In diesem Fall werden die kommentierten Abschnitte nur markiert, wenn Sie auf klicken.

Sie können die von Ihnen hinzugefügten Kommentare wie folgt verwalten:

bearbeiten - klicken Sie dazu auf
löschen - klicken Sie dazu auf
die Diskussion schließen - klicken Sie dazu auf , wenn die im Kommentar angegebene Aufgabe oder das Problem gelöst wurde. Danach erhält die Diskussion, die Sie mit Ihrem Kommentar geöffnet haben, den Status aufgelöst. Um die Diskussion wieder zu öffnen, klicken Sie auf . Wenn Sie diese Funktion deaktivieren möchten, wechseln Sie in die Registerkarte Datei, wählen Sie die Option Erweiterte Einstellungen... und deaktivieren Sie das Kästchen Gelöste Kommentare einblenden, klicken Sie anschließend auf Anwenden. In diesem Fall werden die kommentierten Abschnitte nur markiert, nur wenn Sie auf klicken.

Wenn Sie im Modus Strikt arbeiten, werden neue Kommentare, die von den anderen Benutzern hinzugefügt wurden, erst eingeblendet, wenn Sie in der linken oberen Ecke der oberen Symbolleiste auf Speichern geklickt haben.

Um die Leiste mit den Kommentaren zu schließen, klicken Sie erneut auf in der linken Seitenleiste.