Использование слияния

Примечание: эта возможность доступна только в онлайн-версии.

Функция слияния используется для создания набора документов, в которых сочетается общее содержание, взятое из текстового документа, и ряд индивидуальных компонентов (переменных, таких как имена, приветствия и т.д.), взятых из электронной таблицы (например, из списка клиентов). Это может быть полезно, если вам надо создать множество персонализированных писем и отправить их получателям.

Чтобы начать работу с функцией Слияние,

1. Подготовьте источник данных и загрузите его в основной документ
   1. Источник данных, используемый для слияния, должен быть электронной таблицей в формате .xlsx, сохраненной на вашем портале. Откройте существующую электронную таблицу или создайте новую и убедитесь, что она соответствует следующим требованиям.

      Таблица должна содержать строку заголовков с названиями столбцов, так как значения в первой ячейке каждого столбца определяют поля слияния (то есть переменные, которые можно вставить в текст). Каждый столбец должен содержать набор конкретных значений для переменной. Каждая строка в таблице должна соответствовать отдельной записи (то есть ряду значений, относящихся к определенному получателю). В ходе слияния для каждой записи будет создана копия основного документа, и каждое поле слияния, вставленное в основной текст, будет заменено фактическим значением из соответствующего столбца. Если вы собираетесь отправлять результаты по электронной почте, таблица также должна содержать столбец с адресами электронной почты получателей.

   2. Откройте существующий текстовый документ или создайте новый. Он должен содержать основной текст, который будет одинаковым для каждой версии документа, полученного в результате слияния. Нажмите значок Слияние на вкладке Главная верхней панели инструментов.
   3. Откроется окно Выбрать источник данных. В нем отображается список всех ваших электронных таблиц в формате .xlsx, которые сохранены в разделе Мои документы. Для перехода по другим разделам модуля Документы используйте меню в левой части окна. Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

   Когда источник данных будет загружен, на правой боковой панели станет доступна вкладка Параметры слияния.

   

2. Проверьте или измените список получателей
   1. Нажмите на кнопку Изменить список получателей наверху правой боковой панели, чтобы открыть окно Получатели слияния, в котором отображается содержание выбранного источника данных.

      

   2. Здесь можно добавить новую информацию, изменить или удалить существующие данные, если это необходимо. Чтобы облегчить работу с данными, можно использовать значки в верхней части окна:
      • и - чтобы копировать и вставлять скопированные данные
      • и - чтобы отменять и повторять отмененные действия
      • и - чтобы сортировать данные внутри выделенного диапазона ячеек в порядке возрастания или убывания
      • - чтобы включить фильтр для предварительно выделенного диапазона ячеек или чтобы удалить примененный фильтр
      • - чтобы очистить все примененные параметры фильтра

        Примечание: для получения дополнительной информации по использованию фильтра можно обратиться к разделу Сортировка и фильтрация данных в справке по Редактору таблиц.

      • - чтобы найти определенное значение и заменить его на другое, если это необходимо

        Примечание: для получения дополнительной информации по использованию средства поиска и замены можно обратиться к разделу Функция поиска и замены в справке по Редактору таблиц.

   3. После того как все необходимые изменения будут внесены, нажмите кнопку Сохранить и выйти. Чтобы сбросить изменения, нажмите кнопку Закрыть.
3. Вставьте поля слияния и проверьте результаты
   1. Установите курсор в тексте основного документа там, куда требуется вставить поле слияния, нажмите кнопку Вставить поле слияния на правой боковой панели и выберите нужное поле из списка. Доступные поля соответствуют данным в первой ячейке каждого столбца выбранного источника данных. Добавьте все поля, которые вам нужны, в любом месте документа.

      

   2. Включите переключатель Выделить поля слияния на правой боковой панели, чтобы вставленные поля стали заметнее в тексте документа.

      

   3. Включите переключатель Просмотр результатов на правой боковой панели, чтобы просмотреть текст документа с полями слияния, замененными на фактические значения из источника данных. Используйте кнопки со стрелками, чтобы просмотреть версии документа, созданного в результате слияния, для каждой записи.

      

   • Чтобы удалить вставленное поле, отключите режим Просмотр результатов, выделите поле мышью и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
   • Чтобы заменить вставленное поле, отключите режим Просмотр результатов, выделите поле мышью, нажмите кнопку Вставить поле слияния на правой боковой панели и выберите новое поле из списка.
4. Задайте параметры слияния
   1. Выберите тип слияния. Вы можете запустить рассылку или сохранить результат как файл в формате PDF или Docx, чтобы в дальнейшем можно было распечатать или отредактировать его. Выберите нужную опцию из списка Слияние в:

      

      • PDF - для создания единого документа в формате PDF, содержащего все копии, полученные в результате слияния, чтобы в дальнейшем его можно было распечатать
      • Docx - для создания единого документа в формате Docx, содержащего все копии, полученные в результате слияния, чтобы в дальнейшем можно было отредактировать отдельные копии
      • Email - для отправки результатов получателям по электронной почте

        Примечание: адреса электронной почты получателей должны быть указаны в загруженном источнике данных, а у вас должна быть хотя бы одна подключенная учетная запись электронной почты в модуле Почта на портале.

   2. Выберите записи, к которым надо применить слияние:
      • Все записи (эта опция выбрана по умолчанию) - чтобы создать объединенные документы для всех записей из загруженного источника данных
      • Текущая запись - чтобы создать объединенный документ для записи, отображенной в данный момент
      • С ... По - чтобы создать объединенные документы для диапазона записей (в этом случае необходимо указать два значения: номер первой записи и последней записи в требуемом диапазоне)

        Примечание: максимально допустимое количество получателей - 100. Если в источнике данных более 100 получателей, выполните слияние поэтапно: укажите значения от 1 до 100, дождитесь завершения слияния, и повторите операцию, указав значения от 101 до N и т.д.

   3. Завершите слияние
      • Если вы решили сохранить результаты слияния как файл,
        • нажмите кнопку Скачать, чтобы сохранить файл на компьютере. Загруженный файл вы найдете в папке Загрузки, выбранной по умолчанию.
        • нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить файл на портале. В открывшемся окне Папка для сохранения можно изменить имя файла и задать папку, в которую надо его сохранить. Можно также установить флажок Открыть объединенный документ в новой вкладке, чтобы проверить результат сразу после слияния. Наконец нажмите кнопку Сохранить в окне выбора папки.
      • Если вы выбрали опцию Email, на правой боковой панели будет доступна кнопка Слияние. После нажатия на нее откроется окно Отправить по электронной почте:

        

        • В списке От кого выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать для отправки писем, если у вас есть несколько подключенных учетных записей в модуле Почта.
        • В списке Кому выберите поле слияния, соответствующее адресам электронной почты получателей, если оно не было выбрано автоматически.
        • Введите тему сообщения в поле Тема.
        • Выберите из списка формат: HTML, Прикрепить как DOCX или Прикрепить как PDF. При выборе одной из двух последних опций необходимо также задать Имя файла для вложений и ввести Сообщение (текст письма, которое будет отправлено получателям).
        • Нажмите на кнопку Отправить.

        Когда рассылка завершится, вы получите оповещение на адрес электронной почты, указанный в поле От кого.