Révision du document

Lorsque quelqu'un partage avec vous un fichier disposant des autorisations de révision, vous devez utiliser la fonction Révision du document.

Si vous êtes le relecteur, vous pouvez utiliser l'option Révision pour réviser le document, modifier les phrases, les expressions et les autres éléments de la page, corriger l'orthographe et faire d'autres choses dans le document sans l'éditer. Toutes vos modifications seront enregistrées et montrées à la personne qui vous a envoyé le document.

Si vous êtes la personne qui envoie le fichier pour la révision, vous devrez afficher toutes les modifications qui y ont été apportées, les afficher et les accepter ou les rejeter.

Activer la fonctionnalité Suivi des modifications

Pour voir les modifications suggérées par un réviseur, activez l'option Suivi des modifications de l'une des manières suivantes :

• cliquez sur le bouton dans le coin inférieur droit de la barre d'état, ou
• passez à l'onglet Collaboration de la barre d'outils supérieure et cliquez sur le bouton Suivi des modifications.

Remarque : il n'est pas nécessaire que le réviseur active l'option Suivi des modifications. Elle est activée par défaut et ne peut pas être désactivée lorsque le document est partagé avec des droits d'accès de révision uniquement.

Suivi des modifications

Toutes les modifications apportées par un autre utilisateur sont marquées par différentes couleurs dans le texte. Quand vous cliquez sur le texte modifié, l'information sur l'utilisateur, la date et l'heure de la modification et la modification la-même apparaît dans une fenêtre d'information contextuelle. Les icônes Accepter et Rejeter s'affichent aussi dans la même fenêtre contextuelle.

Lorsque vous glissez et déposez du texte dans un document, ce texte est marqué d’un soulignement double. Le texte d'origine est signalé par un barré double. Ceux-ci sont considérés comme une seule modification

Cliquez sur le texte mis en forme de double barré dans la position initiale et appuyer sur la flèche dans la fenêtre d'information contextuelle de la modification pour vous déplacer vers le texte en position nouvelle.

Cliquez sur le texte mis en forme d'un soulignement double dans la nouvelle position et appuyer sur la flèche dans la fenêtre d'information contextuelle de la modification pour vous déplacer vers le texte en position initiale.

Choisir le mode d'affichage des modifications,

Cliquez sur le bouton Mode d'affichage dans la barre d'outils supérieure et sélectionnez l'un des modes disponibles dans la liste :

• Balisage - cette option est sélectionnée par défaut. Elle permet à la fois d'afficher les modifications suggérées et de modifier le document.
• Final - ce mode est utilisé pour afficher toutes les modifications comme si elles étaient acceptées. Cette option n'accepte pas toutes les modifications, elle vous permet seulement de voir à quoi ressemblera le document après avoir accepté toutes les modifications. Dans ce mode, vous ne pouvez pas modifier le document.
• Original - ce mode est utilisé pour afficher toutes les modifications comme si elles avaient été rejetées. Cette option ne rejette pas toutes les modifications, elle vous permet uniquement d'afficher le document sans modifications. Dans ce mode, vous ne pouvez pas modifier le document.

Accepter ou rejeter les modifications

Utilisez les boutons Modification précédente et Modification suivante de la barre d'outils supérieure pour naviguer parmi les modifications.

Pour accepter la modification actuellement sélectionnée, vous pouvez :

• cliquer sur le bouton Accepter de la barre d'outils supérieure, ou
• cliquer sur la flèche vers le bas sous le bouton Accepter et sélectionnez l'option Accepter la modification en cours (dans ce cas, la modification sera acceptée et vous passerez à la modification suivante), ou
• cliquez sur le bouton Accepter de la notification de modification.

Pour accepter rapidement toutes les modifications, cliquez sur la flèche vers le bas sous le bouton Accepter et sélectionnez l'option Accepter toutes les modifications.

Pour rejeter la modification actuelle, vous pouvez :

• cliquez sur le bouton Rejeter de la barre d'outils supérieure, ou
• cliquer sur la flèche vers le bas sous le bouton Rejeter et sélectionnez l'option Rejeter la modification en cours (dans ce cas, la modification sera rejetée et vous passerez à la modification suivante), ou
• cliquez sur le bouton Rejeter de la notification de modification.

Pour rejeter rapidement toutes les modifications, cliquez sur la flèche vers le bas sous le bouton Rejeter et sélectionnez l'option Rejeter toutes les modifications.

Remarque : si vous révisez le document, les options Accepter et Rejeter ne sont pas disponibles pour vous. Vous pouvez supprimer vos modifications en utilisant l'icône dans le ballon de changement.