Dokumente kommentieren

Der Dokumenteneditor ermöglicht es Ihnen, einen konstanten teamweiten Ansatz für den Arbeitsablauf beizubehalten: Sie können die Dateien und Ordner freigeben; an Dokumenten in Echtzeit zusammenarbeiten; direkt im Editor kommunizieren; Dokumentversionen für zukünftige Verwendung speichern; Dokumente überprüfen und Ihre Änderungen hinzufügen, ohne die Datei tatsächlich zu bearbeiten; Dokumente vergleichen und zusammenführen, um die Verarbeitung und Bearbeitung zu erleichtern.

Im Dokumenteneditor können Sie Kommentare zum Inhalt von Dokumenten hinterlassen, ohne diese tatsächlich zu bearbeiten. Im Gegensatz zu Chat-Nachrichten bleiben die Kommentare, bis sie gelöscht werden.

Kommentare hinterlassen und darauf antworten

Um einen Kommentar zu hinterlassen:

1. Wählen Sie eine Textpassage aus, bei der Sie der Meinung sind, dass ein Fehler oder Problem vorliegt.
2. Wechseln Sie zur Registerkarte Einfügen oder Zusammenarbeit der oberen Symbolleiste und klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen, oder
   Verwenden Sie das Symbol in der linken Seitenleiste, um das Bedienfeld Kommentare zu öffnen, und klicken Sie auf den Link Kommentar zum Dokument hinzufügen, oder
   Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte Textpassage und wählen Sie im Kontextmenü die Option Kommentar hinzufügen.
3. Geben Sie den erforderlichen Text ein.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentar hinzufügen/Hinzufügen.

Der Kommentar wird links im Bereich Kommentare angezeigt. Jeder andere Benutzer kann den hinzugefügten Kommentar beantworten, indem er Fragen stellt oder über seine Arbeit berichtet. Klicken Sie dazu auf den Link Antwort hinzufügen unterhalb des Kommentars, geben Sie Ihre Antwort in das Eingabefeld ein und drücken Sie die Schaltfläche Antworten.

Wenn Sie den Co-Bearbeitungsmodus Formal verwenden, werden neue Kommentare, die von anderen Benutzern hinzugefügt wurden, erst sichtbar, nachdem Sie auf das Symbol in der linken oberen Ecke in der oberen Symbolleiste geklickt haben.

Anzeige von Kommentaren deaktivieren

Die von Ihnen kommentierte Textpassage wird im Dokument hervorgehoben. Um den Kommentar anzuzeigen, klicken Sie einfach innerhalb der Passage. Um diese Funktion zu deaktivieren:

1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei in der oberen Symbolleiste.
2. Wählen Sie die Option Erweiterte Einstellungen... aus.
3. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Live-Kommentare einschalten.

Jetzt werden die kommentierten Passagen nur dann hervorgehoben, wenn Sie auf das Symbol  klicken.

Kommentare verwalten

Sie können die hinzugefügten Kommentare mit den Symbolen in der Kommentarsprechblase oder im Bereich Kommentare auf der linken Seite verwalten:

• Sortieren Sie die hinzugefügten Kommentare, indem Sie auf das Symbol klicken:
  • nach Datum: Neueste zuerst oder Älteste zuerste. Dies ist die standardmäßige Sortierreihenfolge.
  • nach Verfasser: Verfasser (A-Z) oder Verfasser (Z-A).
  • nach Reihenfolge: Von oben oder Von unten. Die übliche Sortierreihenfolge von Kommentaren nach ihrer Position in einem Dokument ist wie folgt (von oben): Kommentare zu Text, Kommentare zu Fußnoten, Kommentare zu Endnoten, Kommentare zu Kopf-/Fußzeilen, Kommentare zum gesamten Dokument.
  • nach Gruppe: Alle oder wählen Sie eine bestimmte Gruppe aus der Liste aus. Diese Sortieroption ist verfügbar, wenn Sie eine Version ausführen, die diese Funktionalität enthält.

    

• Bearbeiten Sie den aktuell ausgewählten Kommentar, indem Sie auf das Symbol klicken.
• Löschen Sie den aktuell ausgewählten Kommentar, indem Sie auf das Symbol klicken.
• Schließen Sie die aktuell ausgewählte Diskussion, indem Sie auf das Symbol klicken, wenn die von Ihnen in Ihrem Kommentar angegebene Aufgabe oder das Problem gelöst wurde, danach die von Ihnen geöffnete Diskussion mit Ihrem Kommentar erhält den gelösten Status. Klicken Sie auf das Symbol , um die Diskussion neu zu öffnen. Wenn Sie aufgelöste Kommentare ausblenden möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Datei in der oberen Symbolleiste, wählen Sie die Option Erweiterte Einstellungen... und deaktivieren Sie die Option Anzeige der aktivieren Kommentare gelöst und klicken Sie auf Anwenden. In diesem Fall werden die gelösten Kommentare nur hervorgehoben, wenn Sie auf das Symbol klicken.
• Wenn Sie mehrere Kommentare verwalten möchten, öffnen Sie das Drop-Down-Menü Lösen auf der Registerkarte Zusammenarbeit. Wählen Sie eine der Optionen zum Auflösen von Kommentaren aus: Gültige Kommentare lösen, Meine Kommentare lösen oder Alle Kommentare lösen.

Erwähnungen hinzufügen

Sie können Erwähnungen nur zu den Kommentaren zu den Textteilen hinzufügen, nicht zum Dokument selbst.

Beim Eingeben von Kommentaren können Sie die Funktion Erwähnungen verwenden, mit der Sie jemanden auf den Kommentar aufmerksam machen und dem genannten Benutzer per E-Mail und Chat eine Benachrichtigung senden können.

Um eine Erwähnung hinzuzufügen:

1. Geben Sie das Zeichen "+" oder "@" an einer beliebigen Stelle im Kommentartext ein - eine Liste der Portalbenutzer wird geöffnet. Um den Suchvorgang zu vereinfachen, können Sie im Kommentarfeld mit der Eingabe eines Namens beginnen - die Benutzerliste ändert sich während der Eingabe.
2. Wählen Sie die erforderliche Person aus der Liste aus. Wenn die Datei noch nicht für den genannten Benutzer freigegeben wurde, wird das Fenster Freigabeeinstellungen geöffnet. Der Zugriffstyp Schreibgeschützt ist standardmäßig ausgewählt. Ändern Sie es bei Bedarf.
3. Klicken Sie auf OK.

Der erwähnte Benutzer erhält eine E-Mail-Benachrichtigung, dass er in einem Kommentar erwähnt wurde. Wurde die Datei freigegeben, erhält der Benutzer auch eine entsprechende Benachrichtigung.

Kommentare entfernen

Um Kommentare zu entfernen:

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Kommentare entfernen auf der Registerkarte Zusammenarbeit der oberen Symbolleiste.
2. Wählen Sie die erforderliche Option aus dem Menü:
   • Aktuelle Kommentare entfernen, um den aktuell ausgewählten Kommentar zu entfernen. Wenn dem Kommentar einige Antworten hinzugefügt wurden, werden alle seine Antworten ebenfalls entfernt.
   • Meine Kommentare entfernen, um von Ihnen hinzugefügte Kommentare zu entfernen, ohne von anderen Benutzern hinzugefügte Kommentare zu entfernen. Wenn Ihrem Kommentar einige Antworten hinzugefügt wurden, werden auch alle Antworten entfernt.
   • Alle Kommentare entfernen, um alle Kommentare in der Präsentation zu entfernen, die Sie und andere Benutzer hinzugefügt haben.

Um die Leiste mit den Kommentaren zu schließen, klicken Sie in der linken Seitenleiste erneut auf das Symbol .