Dokumentenprüfung

Wenn jemand eine Datei mit Überprüfungsberechtigung mit Ihnen teilt, müssen Sie die Funktion für die Überprüfung im Dokumenteneditor verwenden.

Wenn Sie der Rezensent sind, können Sie die Option Überprüfung verwenden, um das Dokument zu überprüfen, Sätze, Phrasen und andere Seitenelemente zu ändern, die Rechtschreibung zu korrigieren und andere Aktionen im Dokument vorzunehmen, ohne es tatsächlich zu bearbeiten. Alle Änderungen werden gespeichert und der Person angezeigt, die Ihnen das Dokument gesendet hat.

Wenn Sie die Datei für die Überprüfung gesendet haben, müssen Sie alle vorgenommenen Änderungen anzeigen und sie entweder akzeptieren oder ablehnen.

Die Funktion Änderungen nachverfolgen aktivieren

Um Änderungen anzuzeigen, die von einem Rezensenten vorgeschlagen wurden, aktivieren Sie die Option Änderungen nachverfolgen:

• Klicken Sie in der rechten unteren Statusleiste auf das Symbol oder
• Wechseln Sie in der oberen Symbolleiste zur Registerkarte Zusammenarbeit und klicken Sie auf Änderungen nachverfolgen.

  Der Rezensent muss die Option Änderungen nachverfolgen nicht aktivieren. Die Funktion ist standardmäßig aktiviert und kann nicht deaktiviert werden, wenn das Dokument mit Zugriffsrechten nur für die Überprüfung freigegeben ist.

• Im geöffneten Pop-Up-Menü stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:
  • AKTIVIERT für mich: Das Verfolgen von Änderungen ist nur für den aktuellen Benutzer aktiviert. Die Option bleibt für die aktuelle Bearbeitungssitzung aktiviert, d. h. die Option wird deaktiviert, wenn Sie das Dokument neu laden oder erneut öffnen. Es wird nicht von anderen Benutzern beeinflusst, die die Option für allgemeine Nachverfolgung von Änderungen aktivieren oder deaktivieren.
  • DEAKTIVIERT für mich: Das Verfolgen von Änderungen ist nur für den aktuellen Benutzer deaktiviert. Die Option bleibt für die aktuelle Bearbeitungssitzung deaktiviert. Es wird nicht von anderen Benutzern beeinflusst, die die Option für allgemeine Nachverfolgung von Änderungen aktivieren oder deaktivieren.
  • AKTIVIERT für alle: Die Nachverfolgung von Änderungen ist aktiviert und bleibt beim erneuten Laden oder erneuten Öffnen des Dokuments beibehalten (beim erneuten Laden des Dokuments wird die Nachverfolgung für alle Benutzer aktiviert). Wenn ein anderer Benutzer die Option für allgemeine Nachverfolgung von Änderungen in der Datei deaktiviert, wird der Status auf DEAKTIVIERT für alle geändert.

    

  • DEAKTIVIERT für alle - Die Nachverfolgung von Änderungen ist deaktiviert und bleibt beibehalten, wenn Sie das Dokument neu laden oder erneut öffnen (wenn das Dokument neu geladen wird, ist die Nachverfolgung für alle Benutzer deaktiviert). Wenn ein anderer Benutzer die Option für allgemeine Nachverfolgung von Änderungen in der Datei aktiviert, wird der Status auf AKTIVIERT für alle geändert. Die entsprechende Warnmeldung wird jedem Mitautor angezeigt.

    

Änderungen anzeigen

Von einem Benutzer vorgenommene Änderungen werden im Dokumenttext mit einer bestimmten Farbe hervorgehoben. Wenn Sie auf den geänderten Text klicken, öffnet sich eine Sprechblase, die den Benutzernamen, Datum und Uhrzeit der Änderung sowie die Änderungsbeschreibung anzeigt. Die Sprechblase enthält auch Symbole zum Akzeptieren oder Ablehnen der aktuellen Änderung.

Wenn Sie einen Text per Drag & Drop an eine andere Stelle im Dokument ziehen, wird der Text an einer neuen Position mit der Doppellinie unterstrichen. Der Text an der ursprünglichen Position wird doppelt gekreuzt. Dies wird als eine einzige Änderung gezählt.

Klicken Sie an der ursprünglichen Position auf den doppelt durchgestrichenen Text und verwenden Sie den Pfeil in der Änderungssprechblase, um an die neue Position des Textes zu gelangen.

Klicken Sie an der neuen Position auf den doppelt unterstrichenen Text und verwenden Sie den Pfeil in der Änderungssprechblase, um zur ursprünglichen Position des Textes zu gelangen.

Anzeigemodus für Änderungen auswählen

Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Symbol Anzeigemodus und wählen Sie einen der verfügbaren Modi aus der Liste aus:

• Markup: Diese Option ist standardmäßig ausgewählt. Dieser Modus ermöglicht es, Änderungsvorschläge anzuzeigen und das Dokument zu bearbeiten.
• Einfaches Markup: Dieser Modus ermöglicht sowohl das Anzeigen der vorgeschlagenen Änderungen als auch das Bearbeiten des Dokuments. Änderungen werden nur im Dokumenttext angezeigt, Sprechblasen werden ausgeblendet.
• Endgültig: In diesem Modus werden alle Änderungen so angezeigt, als wären sie angenommen worden. Die Änderungen werden nicht wirklich akzeptiert, die Funktion ermöglicht Ihnen lediglich eine Vorschau, falls alle Änderungen angenommen werden. In diesem Modus kann das Dokument nicht bearbeitet werden.
• Original: In diesem Modus werden alle Änderungen so angezeigt, als wären sie abgelehnt worden. Die Änderungen werden nicht wirklich abgelehnt, die Funktion ermöglicht Ihnen lediglich eine Vorschau, falls alle Änderungen abgelehnt werden. In diesem Modus kann das Dokument nicht bearbeitet werden.

Änderungen annehmen oder ablehnen

Über die Schaltflächen Vorherige und Nächste in der oberen Symbolleiste können Sie zwischen den Änderungen navigieren.

Annehmen von aktuell ausgewählten Änderungen:

• Klicken Sie in der oberen Symbolleiste auf das Symbol Annehmen oder
• klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche Annehmen und wählen Sie die Option Aktuelle Änderung annehmen (in diesem Fall wird die Änderung angenommen und Sie fahren mit der nächsten Änderung fort) oder
• klicken Sie in der Gruppe Änderungsbenachrichtigungen auf Annehmen .

Um alle Änderungen sofort anzunehmen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche Annehmen und wählen Sie die Option Alle Änderungen annehmen aus.

Ablehnen von aktuell ausgewählten Änderungen:

• Klicken Sie in der oberen Symbolleiste das Symbol Ablehnen oder
• klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche Ablehnen und wählen Sie die Option Aktuelle Änderung ablehnen aus (in diesem Fall wird die Änderung abgelehnt und Sie fahren mit der nächsten verfügbaren Änderung fort) oder
• klicken Sie in der Gruppe Änderungsbenachrichtigungen auf Ablehnen .

Um alle Änderungen direkt abzulehnen, klicken Sie auf den Abwärtspfeil unter der Schaltfläche Ablehnen und wählen Sie die Option Alle Änderungen ablehnen.

Wenn Sie das Dokument überprüfen, stehen Ihnen die Optionen Akzeptieren und Ablehnen nicht zur Verfügung. Sie können Ihre Änderungen mit dem Symbol innerhalb der Änderungs-Sprechblase löschen.