Pivot-Tabellen erstellen und bearbeiten

Mit Pivot-Tabellen können Sie große Datenmengen gruppieren und anordnen, um zusammengefasste Informationen zu erhalten. Sie können Daten neu organisieren, um nur die erforderlichen Information anzuzeigen und sich auf wichtige Aspekte zu konzentrieren.

Eine neue Pivot-Tabelle erstellen

Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen,

1. Bereiten Sie den Quelldatensatz vor, den Sie zum Erstellen einer Pivot-Tabelle verwenden möchten. Es sollte Spaltenkopfzeilen enthalten. Der Datensatz sollte keine leeren Zeilen oder Spalten enthalten.
2. Wählen Sie eine Zelle im Datenquelle-Bereich aus.
3. Öffnen Sie die Registerkarte Pivot-Tabelle in der oberen Symbolleiste und klicken Sie die Schaltfläche Tabelle einfügen an.

   Wenn Sie eine Pivot-Tabelle auf der Basis einer formatierten Tabelle erstellen möchten, verwenden Sie die Option Pivot-Tabelle einfügen im Menü Tabelle-Einstellungen in der rechten Randleiste.

4. Das Fenster Pivot-Tabelle erstellen wird geöffnet.

   

   • Die Option Datenquelle-Bereich wird schon konfiguriert. Alle Daten aus dem ausgewählten Datenquelle-Bereich wird verwendet. Wenn Sie den Bereich ändern möchten (z.B., nur einen Teil der Datenquelle zu enthalten), klicken Sie die Schaltfläche an. Im Fenster Datenbereich auswählen geben Sie den Datenbereich im nachfolgenden Format ein: Sheet1!$A$1:$E$10. Sie können auch den gewünschten Datenbereich per Maus auswählen. Klicken Sie auf OK.
   • Wählen Sie die Stelle für dir Pivot-Tabelle aus.
     • Die Option Neues Arbeitsblatt ist standardmäßig markiert. Die Pivot-Tabelle wird auf einer neuen Arbeitsblatt erstellt.
     • Die Option Existierendes Arbeitsblatt fordert eine Auswahl der bestimmten Zelle. Die ausgewählte Zelle befindet sich in der oberen rechten Ecke der erstellten Pivot-Tabelle. Um eine Zelle auszuwählen, klicken Sie die Schaltfläche an.

       

       Im Fenster Datenbereich auswählen geben Sie die Zelladresse im nachfolgenden Format ein: Sheet1!$G$2. Sie können auch die gewünschte Zelle per Maus auswählen. Klicken Sie auf OK.

   • Wenn Sie die Position für die Pivot-Tabelle ausgewählt haben, klicken Sie auf OK im Fenster Pivot-Tabelle erstellen.

Eine leere Pivot-Tabelle wird an der ausgewählten Position eingefügt.

Die Registerkarte Pivot-Tabelle Einstellungen wird in der rechten Randleiste geöffnet. Sie können diese Registerkarte mithilfe der Schaltfläche ein-/ausblenden.

Wählen Sie die Felder zur Ansicht aus

Der Abschnitt Felder auswählen enthält die Felder, die gemäß den Spaltenüberschriften in Ihrem Quelldatensatz benannt sind. Jedes Feld enthält Werte aus der entsprechenden Spalte der Quelltabelle. Die folgenden vier Abschnitte stehen zur Verfügung: Filter, Spalten, Zeilen und Werte.

Markieren Sie die Felder, die in der Pivot-Tabelle angezeigt werden sollen. Wenn Sie ein Feld markieren, wird es je nach Datentyp zu einem der verfügbaren Abschnitte in der rechten Randleiste hinzugefügt und in der Pivot-Tabelle angezeigt. Felder mit Textwerten werden dem Abschnitt Zeilen hinzugefügt. Felder mit numerischen Werten werden dem Abschnitt Werte hinzugefügt.

Sie können Felder in den erforderlichen Abschnitt ziehen sowie die Felder zwischen Abschnitten ziehen, um Ihre Pivot-Tabelle schnell neu zu organisieren. Um ein Feld aus dem aktuellen Abschnitt zu entfernen, ziehen Sie es aus diesem Abschnitt heraus.

Um dem erforderlichen Abschnitt ein Feld hinzuzufügen, können Sie auch auf den schwarzen Pfeil rechts neben einem Feld im Abschnitt Felder auswählen klicken und die erforderliche Option aus dem Menü auswählen: Zu Filtern hinzufügen, Zu Zeilen hinzufügen, Zu Spalten hinzufügen, Zu Werten hinzufügen.

Nach unten sehen Sie einige Beispiele für die Verwendung der Abschnitte Filter, Spalten, Zeilen und Werte.

• Wenn Sie ein Feld dem Abschnitt Filter hunzufügen, ein gesonderter Filter wird oberhalb der Pivot-Tabelle erstellt. Der Filter wird für die ganze Pivot-Tabelle verwendet. Klicken Sie den Abwärtspfeil im erstellten Filter an, um die Werte aus dem ausgewählten Feld anzuzeigen. Wenn einige der Werten im Filter-Fenster demarkiert werden, klicken Sie auf OK, um die demarkierten Werte in der Pivot-Tabelle nicht anzuzeigen.

  

• Wenn Sie ein Feld dem Abschnitt Spalten hinzufügen, wird die Pivot-Tabelle die Anzahl der Spalten enthalten, die dem eingegebenen Wert entspricht. Die Spalte Gesamtsumme wird auch eingefügt.

  

• Wenn Sie ein Feld dem Abschnitt Zeile hinzugefügen, wird die Pivot-Tabelle die Anzahl der Zeilen enthalten, die dem eingegebenen Wert entspricht. Die Zeile Gesamtsumme wird auch eingefügt.

  

• Wenn Sie ein Feld dem Abschnitt Werte hinzugefügen, zeogt die Pivot-Table die Gesamtsumme für alle numerischen Werte im ausgewählten Feld an. Wenn das Feld Textwerte enthält, wird die Anzahlt der Werte angezeigt. Die Finktion für die Gesamtsumme kann man in den Feldeinstellungen ändern.

  

Die Felder reorganisieren und anpassen

Wenn die Felder hinzufügt sind, ändern Sie das Layout und die Formatierung der Pivot-Tabelle. Klicken Sie den schwarzen Abwärtspfeil neben dem Feld mit den Abschnitten Filter, Spalten, Zeilen oder Werte an, um den Kontextmenü zu öffnen.

Der Menü hat die folgenden Optionen:

• Den ausgewählten Feld Nach oben, Nach unten, Zum Anfang, Zum Ende bewegen und verschieben, wenn es mehr als einen Feld gibt.
• Den ausgewählten Feld zum anderen Abschnitt bewegen: Zu Filter, Zu Zeilen, Zu Spalten, Zu Werten. Die Option, die dem aktiven Abschnitt entspricht, wird deaktiviert.
• Den ausgewählten Feld aus dem aktiven Abschnitt Entfernen.
• Die Feldeinstellungen konfigurieren.

Die Einstellungen für die Filter, Spalten und Zeilen sehen gleich aus:

Der Abschnitt Layout enthält die folgenden Einstellungen:

• Die Option Quellenname zeigt den Feldnamen an, der der Spaltenüberschrift aus dem Datenquelle entspricht.
• Die Option Benutzerdefinierter Name ändert den Namen des aktiven Felds, der in der Pivot-Tabelle angezeigt ist.
• Der Abschnitt Report Form ändert den Anzeigemodus des aktiven Felds in der Pivot-Tabelle:
  • Wählen Sie das gewünschte Layout für das aktive Feld in der Pivot-Tabelle aus:
    • Der Modus Tabular zeigt eine Spalte für jedes Feld an und erstellt Raum für die Feldüberschriften.
    • Der Modus Gliederung zeigt eine Spalte für jedes Feld an und erstell Raum für die Feldüberschriften. Die Option zeigt auch Zwischensumme nach oben an.
    • Der Modus Kompakt zeigt Elemente aus verschiedenen Zeilen in einer Spalte an.
  • Die Option Die Überschriften auf jeder Zeile wiederholen gruppiert die Zeilen oder die Spalten zusammen, wenn es viele Felder im Tabular-Modus gibt.
  • Die Option Leere Zeilen nach jedem Element einfügen fügt leere Reihe nach den Elementen im aktiven Feld.
  • Die Option Zwischensummen anzeigen ist für die Zwischensummen der ausgewähltenen Felder verantwortlich. Sie können eine der Optionen auswählen: Oben in der Gruppe anzeigen oder Am Ende der Gruppe anzeigen.
  • Die Option Elemente ohne Daten anzeigen blendet die leere Elemente im aktiven Feld aus-/ein.

Der Abschnitt Zwischensumme hat die Funktionen für Zwischensummem. Markieren Sie die gewünschten Funktionen in der Liste: Summe, Anzahö, MITTELWERT, Max, Min, Produkt, Zähle Zahlen, StdDev, StdDevp, Var, Varp.

Feldeinstellungen - Werte

• Die Option Quellenname zeigt den Feldnamen an, der der Spaltenüberschrift aus dem Datenquelle entspricht.
• Die Option Benutzerdefinierter Name ändert den Namen des aktiven Felds, der in der Pivot-Tabelle angezeigt ist.
• In der Liste Wert zusammenfassen nach können Sie die Funktion auswählen, nach der der Summierungswert für alle Werte aus diesem Feld berechnet wird. Standardmäßig wird Summe für numerische Werte und Anzahl für Textwerte verwendet. Die verfügbaren Funktionen sind Summe, Anzahl, MITTELWERT, Max, Min, Produkt.

Darstellung der Pivot-Tabellen ändern

Verwenden Sie die Optionen aus der oberen Symbolleiste, um die Darstellung der Pivot-Tabellen zu konfigurieren. Diese Optionen sind für die ganze Tabelle verwendet.

Wählen Sie mindestens eine Zelle in der Pivot-Tabelle per Mausklik aus, um die Optionen der Bearbeitung zu aktivieren.

• Wählen Sie das gewünschte Layout für die Pivot-Tabelle in der Drop-Down Liste Berichtslayout aus:
  • In Kurzformat anzeigen - die Elemente aus verschieden Zeilen in einer Spalte anzeigen.

    

  • In Gliederungsformat anzeigen - die Pivot-Tabelle in klassischen Pivot-Tabellen-Format anzeigen: jede Spalte für jeden Feld, erstellte Räume für Feldüberschrifte. Die Zwischensummen sind nach oben angezeigt.

    

  • In Tabellenformat anzeigen - die Pivot-Tabell als eine standarde Tabelle anzeigen: jede Spalte für jeden Feld, erstellte Räume für Feldüberschrifte.

    

  • Alle Elementnamen wiederholen - Zeilen oder Spalten visuell gruppieren, wenn Sie mehrere Felder in Tabellenform haben.
  • Alle Elementnamen nicht wiederholen - Elementnamen ausblenden, wenn Sie mehrere Felder in der Tabellenform haben.
• Wählen Sie den gewünschten Anzeigemodus für die leere Zeilen in der Drop-Down Liste Leere Zeilen aus:
  • Nach jedem Element eine Leerzeile einfügen - fügen Sie die leere Zeilen nach Elementen ein.
  • Leere Zeilen nach jedem Element entfernen - entfernen Sie die eingefügte Zeilen.
• Wählen Sie den gewünschten Anzeigemodus für die Zwischensummen in der Drop-Down Liste Teilergebnisse aus:
  • Keine Zwischensummen anzeigen - blenden Sie die Zwischensummen aus.
  • Alle Teilergebnisse unten in der Gruppe anzeigen - die Zwischensummen werden unten angezeigt.
  • Alle Teilergebnisse oben in der Gruppe anzeigen - die Zwischensummen werden oben angezeigt.
• Wählen Sie den gewünschten Anzeigemodus für die Gesamtergebnisse in der Drop-Down Liste Gesamtergebnisse ein- oder ausblenden aus:
  • Für Zeilen und Spalten deaktiviert - die Gesamtergebnisse für die Spalten und Zeilen ausblenden.
  • Für Zeilen und Spalten aktiviert - die Gesamtergebnisse für die Spalten und Zeilen anzeigen.
  • Nur für Zeilen aktiviert - die Gesamtergebnisse nur für die Zeilen anzeigen.
  • Nur für Spalten aktiviert - die Gesamtergebnisse nur für die Spalten anzeigen.

  Hinweis: Diese Einstellungen befinden sich auch in dem Fenster für die erweiterte Einstellungen der Pivot-Tabellen im Abschnitt Gesamtergebnisse in der Registerkarte Name und Layout.

Die Schaltfläche Auswählen wählt die ganze Pivot-Tabelle aus.

Wenn Sie die Daten im Datenquelle ändern, wählen Sie die Pivot-Tabelle aus und klicken Sie die Schaltfläche Aktualisieren an, um die Pivot-Tabelle zu aktualisieren.

Den Stil der Pivot-Tabellen ändern

Sie können die Darstellung von Pivot-Tabellen mithilfe der in der oberen Symbolleiste verfügbaren Stilbearbeitungswerkzeuge ändern.

Wählen Sie mindestens eine Zelle per Maus in der Pivot-Tabelle aus, um die Bearbeitungswerkzeuge in der oberen Symbolleiste zu aktivieren.

Mit den Optionen für Zeilen und Spalten können Sie bestimmte Zeilen / Spalten hervorheben, die eine bestimmte Formatierung anwenden, oder verschiedene Zeilen / Spalten mit unterschiedlichen Hintergrundfarben hervorheben, um sie klar zu unterscheiden. Folgende Optionen stehen zur Verfügung:

• Zeilenüberschriften - die Zeilenüberschriften mit einer speziellen Formatierung hervorheben.
• Spaltenüberschriften - die Spaltenüberschriften mit einer speziellen Formatierung hervorheben.
• Verbundene Zeilen - aktiviert den Hintergrundfarbwechsel für ungerade und gerade Zeilen.
• Verbundene Spalten - aktiviert den Hintergrundfarbwechsel für ungerade und gerade Spalten.

In der Vorlagenliste können Sie einen der vordefinierten Pivot-Tabellenstile auswählen. Jede Vorlage enthält bestimmte Formatierungsparameter wie Hintergrundfarbe, Rahmenstil, Zeilen- / Spaltenstreifen usw. Abhängig von den für Zeilen und Spalten aktivierten Optionen werden die Vorlagen unterschiedlich angezeigt. Wenn Sie beispielsweise die Optionen Zeilenüberschriften und Verbundene Spalten aktiviert haben, enthält die angezeigte Vorlagenliste nur Vorlagen, bei denen die Zeilenüberschriften hervorgehoben und die verbundene Spalten aktiviert sind.

Pivot-Tabellen filtern und sortieren

Sie können Pivot-Tabellen nach Beschriftungen oder Werten filtern und die zusätzlichen Sortierparameter verwenden.

Filtern

Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in den Spaltenbeschriftungen Zeilen oder Spalten in der Pivot-Tabelle. Die Optionsliste Filter wird geöffnet:

Passen Sie die Filterparameter an. Sie können auf eine der folgenden Arten vorgehen: Wählen Sie die Daten aus, die angezeigt werden sollen, oder filtern Sie die Daten nach bestimmten Kriterien.

• Wählen Sie die anzuzeigenden Daten aus

  Deaktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Daten, die Sie ausblenden möchten. Zur Vereinfachung werden alle Daten in der Optionsliste Filter in aufsteigender Reihenfolge sortiert.

  Hinweis: Das Kontrollkästchen (leer) entspricht den leeren Zellen. Es ist verfügbar, wenn der ausgewählte Zellbereich mindestens eine leere Zelle enthält.

  Verwenden Sie das Suchfeld oben, um den Vorgang zu vereinfachen. Geben Sie Ihre Abfrage ganz oder teilweise in das Feld ein. Die Werte, die diese Zeichen enthalten, werden in der folgenden Liste angezeigt. Die folgenden zwei Optionen sind ebenfalls verfügbar:

  • Alle Suchergebnisse auswählen ist standardmäßig aktiviert. Hier können Sie alle Werte auswählen, die Ihrer Angabe in der Liste entsprechen.
  • Dem Filter die aktuelle Auswahl hinzufügen. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, werden die ausgewählten Werte beim Anwenden des Filters nicht ausgeblendet.

  Nachdem Sie alle erforderlichen Daten ausgewählt haben, klicken Sie in der Optionsliste Filter auf die Schaltfläche OK, um den Filter anzuwenden.

Filtern Sie Daten nach bestimmten Kriterien

Sie können entweder die Option Beschriftungsfilter oder die Option Wertefilter auf der rechten Seite der Optionsliste Filter auswählen und dann auf eine der Optionen aus dem Menü klicken:

• Für den Beschriftungsfilter stehen folgende Optionen zur Verfügung:
  • Für Texte: Entspricht..., Ist nicht gleich..., Beginnt mit ..., Beginnt nicht mit..., Endet mit..., Endet nicht mit..., Enthält... , Enthält kein/keine....
  • Für Zahlen: Größer als ..., Größer als oder gleich..., Kleiner als..., Kleiner als oder gleich..., Zwischen, Nicht zwischen.

• Für den Wertefilter stehen folgende Optionen zur Verfügung: Entspricht..., Ist nicht gleich..., Größer als..., Größer als oder gleich..., Kleiner als..., Kleiner als oder gleich..., Zwischen, Nicht zwischen, Erste 10.

• Nachdem Sie eine der oben genannten Optionen ausgewählt haben (außer Erste 10), wird das Fenster Beschriftungsfilter/Wertefilter geöffnet. Das entsprechende Feld und Kriterium wird in der ersten und zweiten Dropdown-Liste ausgewählt. Geben Sie den erforderlichen Wert in das Feld rechts ein.

  Klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden.

  

  Wenn Sie die Option Erste 10 aus der Optionsliste Wertefilter auswählen, wird ein neues Fenster geöffnet:

  

  In der ersten Dropdown-Liste können Sie auswählen, ob Sie den höchsten (Oben) oder den niedrigsten (Unten) Wert anzeigen möchten. Im zweiten Feld können Sie angeben, wie viele Einträge aus der Liste oder wie viel Prozent der Gesamtzahl der Einträge angezeigt werden sollen (Sie können eine Zahl zwischen 1 und 500 eingeben). In der dritten Dropdown-Liste können Sie die Maßeinheiten festlegen: Element oder Prozent. In der vierten Dropdown-Liste wird der ausgewählte Feldname angezeigt. Sobald die erforderlichen Parameter festgelegt sind, klicken Sie auf OK, um den Filter anzuwenden.

Die Schaltfläche Filter wird in den Zeilenbeschriftungen oder Spaltenbeschriftungen der Pivot-Tabelle angezeigt. Dies bedeutet, dass der Filter angewendet wird.

Sortierung

Sie können die Pivot-Tabellendaten sortieren. Klicken Sie auf den Dropdown-Pfeil in den Zeilenbeschriftungen oder Spaltenbeschriftungen der Pivot-Tabelle und wählen Sie dann im Menü die Option Aufsteigend sortieren oder Absteigend sortieren.

Mit der Option Mehr Sortierungsoptionen können Sie das Fenster Sortieren öffnen, in dem Sie die erforderliche Sortierreihenfolge auswählen können - Aufsteigend oder Absteigend - und wählen Sie dann ein bestimmtes Feld aus, das Sie sortieren möchten.

Erweiterte Einstellungen der Pivot-Tabelle konfigurieren

Verwenden Sie den Link Erweiterte Einstellungen anzeigen in der rechten Randleiste, um die erweiterten Einstellungen der Pivot-Tabelle zu ändern. Das Fenster 'Pivot-Tabelle - Erweiterte Einstellungen' wird geöffnet:

Der Abschnitt Name und Layout ändert die gemeinsame Eigenschaften der Pivot-Tabelle.

• Die Option Name ändert den Namen der Pivot-Tabelle.
• Der Abschnitt Gesamtsummen ändert den Anzeigemodus der Gesamtsummen in der Pivot-Tabelle. Die Optionen Für Zeilen anzeigen und Für Spalten anzeigen werden standardmäßig aktiviert. Sie können eine oder beide Optionen deaktivieren, um die entsprechende Gesamtsummen auszublenden.

  Hinweis: Diese Einstellungen können Sie auch in der oberen Symbolleiste im Menü Gesamtergebnisse konfigurieren.

• Der Abschnitt Felder in Bericht Filter anzeigen passt die Berichtsfilter an, die angezeigt werden, wenn Sie dem Abschnitt Filter Felder hinzufügen:
  • Die Option Runter, dann über ist für die Spaltenbearbeitung verwendet. Die Berichtsfilter werden in der Spalte angezeigt.
  • Die Option Über, dann runter ist für die Zeilenbearbeitung verwendet. Die Berichtsfilter werden in der Zeile angezeigt.
  • Die Option Berichtsfilterfelder pro Spalte lässt die Anzahl der Filter in jeder Spalte auszuwählen. Der Standardwert ist 0. Sie können den erforderlichen numerischen Wert einstellen.
• Im Abschnitt Feld Überschrift können Sie auswählen, ob Feldüberschriften in der Pivot-Tabelle angezeigt werden sollen. Die Option Feldüberschriften für Zeilen und Spalten anzeigen ist standardmäßig aktiviert. Deaktivieren Sie diese Option, um Feldüberschriften aus der Pivot-Tabelle auszublenden.

Der Abschnitt Datenquelle ändert die verwendete Daten für die Pivot-Tabelle.

Prüfen Sie den Datenbereich und ändern Sie er gegebenfalls. Um den Datenbereich zu ändern, klicken Sie die Schaltfläche an.

Im Fenster Datenbereich auswählen geben Sie den gewünschten Datenbereich im nachfolgenden Format ein: Sheet1!$A$1:$E$10 oder verwenden Sie den Maus. Klicken Sie auf OK.

Der Abschnitt Alternativer Text konfiguriert den Titel und die Beschreibung. Diese Optionen sind für die Benutzer mit Seh- oder kognitiven Beeinträchtigungen, damit sie besser verstehen, welche Informationen die Pivot-Tabelle enthält.

Eine Pivot-Tabelle löschen

Um eine Pivot-Tabelle zu löschen,

1. Wählen Sie die ganze Pivot-Tabelle mithilfe der Schaltfläche Auswählen in der oberen Symbolleiste aus.
2. Drucken Sie die Entfernen-Taste.