Использование слияния

Примечание: эта возможность доступна только в онлайн-версии.

Функция слияния используется для создания набора документов, в которых сочетается общее содержание, взятое из текстового документа, и ряд индивидуальных компонентов (переменных, таких как имена, приветствия и т.д.), взятых из электронной таблицы (например, из списка клиентов). Это может быть полезно, если вам надо создать множество персонализированных писем и отправить их получателям.

• Подготовьте источник данных и загрузите его в основной документ
  1. Источник данных, используемый для слияния, должен быть электронной таблицей в формате .xlsx, сохраненной на вашем портале. Откройте существующую электронную таблицу или создайте новую и убедитесь, что она соответствует следующим требованиям.
  2. Таблица должна содержать строку заголовков с названиями столбцов, так как значения в первой ячейке каждого столбца определяют поля слияния (то есть переменные, которые можно вставить в текст). Каждый столбец должен содержать набор конкретных значений для переменной. Каждая строка в таблице должна соответствовать отдельной записи (то есть ряду значений, относящихся к определенному получателю). В ходе слияния для каждой записи будет создана копия основного документа, и каждое поле слияния, вставленное в основной текст, будет заменено фактическим значением из соответствующего столбца. Если вы собираетесь отправлять результаты по электронной почте, таблица также должна содержать столбец с адресами электронной почты получателей.
  3. Откройте существующий текстовый документ или создайте новый. Он должен содержать основной текст, который будет одинаковым для каждой версии документа, полученного в результате слияния. Нажмите значок Слияние
     на вкладке Главная верхней панели инструментов и выберите источник данных: Из файла, По URL или Из хранилища.

     

  4. Откроется окно Выбрать источник данных. В нем отображается список всех ваших электронных таблиц в формате .xlsx, которые сохранены в разделе Мои документы. Для перехода по другим разделам модуля Документы используйте меню в левой части окна. Выберите нужный файл и нажмите кнопку OK.

     Когда источник данных будет загружен, на правой боковой панели станет доступна вкладка Параметры слияния.

     

• Проверьте или измените список получателей
  1. Нажмите на кнопку Изменить список получателей наверху правой боковой панели, чтобы открыть окно Получатели слияния, в котором отображается содержание выбранного источника данных.

     

  2. Здесь можно добавить новую информацию, изменить или удалить существующие данные, если это необходимо. Чтобы облегчить работу с данными, можно использовать значки в верхней части окна:
     • и
       - чтобы копировать и вставлять скопированные данные
     • и
       - чтобы отменять и повторять отмененные действия
     • и
       - чтобы сортировать данные внутри выделенного диапазона ячеек в порядке возрастания или убывания
     • - чтобы включить фильтр для предварительно выделенного диапазона ячеек или чтобы удалить примененный фильтр
     • - чтобы очистить все примененные параметры фильтра

       Примечание: для получения дополнительной информации по использованию фильтра можно обратиться к разделу Сортировка и фильтрация данных в справке по Редактору таблиц.

     • - чтобы найти определенное значение и заменить его на другое, если это необходимо

       Примечание: для получения дополнительной информации по использованию средства поиска и замены можно обратиться к разделу Функция поиска и замены в справке по Редактору таблиц.

  3. После того как все необходимые изменения будут внесены, нажмите кнопку Сохранить и выйти. Чтобы сбросить изменения, нажмите кнопку Закрыть.
• Вставьте поля слияния и проверьте результаты
  1. Установите курсор в тексте основного документа там, куда требуется вставить поле слияния, нажмите кнопку Вставить поле слияния на правой боковой панели и выберите нужное поле из списка. Доступные поля соответствуют данным в первой ячейке каждого столбца выбранного источника данных. Добавьте все поля, которые вам нужны, в любом месте документа.

     

  2. Включите переключатель Выделить поля слияния на правой боковой панели, чтобы вставленные поля стали заметнее в тексте документа.

     

  3. Включите переключатель Просмотр результатов на правой боковой панели, чтобы просмотреть текст документа с полями слияния, замененными на фактические значения из источника данных. Используйте кнопки со стрелками, чтобы просмотреть версии документа, созданного в результате слияния, для каждой записи.

     

  • Чтобы удалить вставленное поле, отключите режим Просмотр результатов, выделите поле мышью и нажмите клавишу Delete на клавиатуре.
  • Чтобы заменить вставленное поле, отключите режим Просмотр результатов, выделите поле мышью, нажмите кнопку Вставить поле слияния на правой боковой панели и выберите новое поле из списка.
• Задайте параметры слияния
  1. Выберите тип слияния. Вы можете запустить рассылку или сохранить результат как файл в формате PDF или Docx, чтобы в дальнейшем можно было распечатать или отредактировать его. Выберите нужную опцию из списка Слияние в:

     

     • PDF - для создания единого документа в формате PDF, содержащего все копии, полученные в результате слияния, чтобы в дальнейшем его можно было распечатать
     • Docx - для создания единого документа в формате Docx, содержащего все копии, полученные в результате слияния, чтобы в дальнейшем можно было отредактировать отдельные копии
     • Email - для отправки результатов получателям по электронной почте

       Примечание: адреса электронной почты получателей должны быть указаны в загруженном источнике данных, а у вас должна быть хотя бы одна подключенная учетная запись электронной почты в модуле Почта на портале.

  2. Выберите записи, к которым надо применить слияние:
     • Все записи (эта опция выбрана по умолчанию) - чтобы создать объединенные документы для всех записей из загруженного источника данных
     • Текущая запись - чтобы создать объединенный документ для записи, отображенной в данный момент
     • С ... По - чтобы создать объединенные документы для диапазона записей (в этом случае необходимо указать два значения: номер первой записи и последней записи в требуемом диапазоне)

       Примечание: максимально допустимое количество получателей - 100. Если в источнике данных более 100 получателей, выполните слияние поэтапно: укажите значения от 1 до 100, дождитесь завершения слияния, и повторите операцию, указав значения от 101 до N и т.д.

  3. Завершите слияние
     • Если вы решили сохранить результаты слияния как файл,
       • нажмите кнопку Скачать, чтобы сохранить файл на компьютере. Загруженный файл вы найдете в папке Загрузки, выбранной по умолчанию.
       • нажмите кнопку Сохранить, чтобы сохранить файл на портале. В открывшемся окне Папка для сохранения можно изменить имя файла и задать папку, в которую надо его сохранить. Можно также установить флажок Открыть объединенный документ в новой вкладке, чтобы проверить результат сразу после слияния. Наконец нажмите кнопку Сохранить в окне выбора папки.
     • Если вы выбрали опцию Email, на правой боковой панели будет доступна кнопка Слияние. После нажатия на нее откроется окно Отправить по электронной почте:

       

       • В списке От кого выберите учетную запись электронной почты, которую вы хотите использовать для отправки писем, если у вас есть несколько подключенных учетных записей в модуле Почта.
       • В списке Кому выберите поле слияния, соответствующее адресам электронной почты получателей, если оно не было выбрано автоматически.
       • Введите тему сообщения в поле Тема.
       • Выберите из списка формат: HTML, Прикрепить как DOCX или Прикрепить как PDF. При выборе одной из двух последних опций необходимо также задать Имя файла для вложений и ввести Сообщение (текст письма, которое будет отправлено получателям).
       • Нажмите на кнопку Отправить.

       Когда рассылка завершится, вы получите оповещение на адрес электронной почты, указанный в поле От кого.