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<!DOCTYPE html>
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<head>
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<title>Seriendruck verwenden</title>
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<meta charset="utf-8" />
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<meta name="description" content="Use Mail Merge to create a lot of personalized letters and send them to recipients" />
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<link type="text/css" rel="stylesheet" href="../editor.css" />
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<script type="text/javascript" src="../callback.js"></script>
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<script type="text/javascript" src="../search/js/page-search.js"></script>
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</head>
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<body>
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<div class="mainpart">
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<div class="search-field">
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<input id="search" class="searchBar" placeholder="Suche" type="text" onkeypress="doSearch(event)">
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</div>
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<h1>Seriendruck verwenden</h1>
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<p class="note"><b>Hinweis</b>: diese Option ist nur in der <em>Online-Version</em> verfügbar.</p>
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<p>Im <a target="_blank" href="https://www.onlyoffice.com/de/document-editor.aspx" onclick="onhyperlinkclick(this)"><b>Dokumenteneditor</b></a> mit der Funktion <b>Seriendruck</b> ist es möglich eine Reihe von Dokumenten zu erstellen, die einen gemeinsamen Inhalt aus einem Textdokument sowie einige individuelle Komponenten (Variablen, wie Namen, Begrüßungen usw.) aus einer Tabelle (z. B. eine Kundenliste) kombinieren. Das kann sehr nützlich sein, um eine Vielzahl von personalisierten Briefen zu erstellen und an Empfänger zu senden.</p>
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<p>Die Funktion <b>Seriendruck</b> verwenden.</p>
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<ol>
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<li><b>Erstellen Sie ein Datenquelle und laden Sie diese in das Hauptdokument.</b><ol>
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<li>Bei einer für den Seriendruck verwendeten Datenquelle muss es sich um eine <b>.xlsx</b>-Tabelle handeln, die in Ihrem Portal gespeichert ist. Öffnen Sie eine vorhandene Tabelle oder erstellen Sie eine neue und stellen Sie sicher, dass diese die folgenden Anforderungen erfüllt:<p>Die Tabelle muss eine Kopfzeile mit Spaltentiteln enthalten, da Werte in der ersten Zelle jeder Spalte die Felder für die Zusammenführung bestimmen (Variablen, die Sie in den Text einfügen können). Jede Spalte sollte eine Reihe von tatsächlichen Werten für eine Variable enthalten. Jede Zeile in der Tabelle sollte einem separaten Datensatz entsprechen (einem Satz von Werten, der zu einem bestimmten Empfänger gehört). Während der Zusammenführung wird für jeden Datensatz eine Kopie des Hauptdokuments erstellt und jedes in den Haupttext eingefügte Zusammenführungsfeld wird durch einen tatsächlichen Wert aus der entsprechenden Spalte ersetzt. Wenn Sie Ergebnisse per E-Mail senden möchten, muss die Tabelle auch eine Spalte mit den E-Mail-Adressen der Empfänger enthalten.</p>
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</li>
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<li>Öffnen Sie ein vorhandenes Dokument oder erstellen Sie ein neues. Dieses Dokument muss den Haupttext enthalten, der für jede Version des Seriendruckdokuments identisch ist. Klicken Sie auf das Symbol <b>Seriendruck</b> <img alt="Seriendruck" src="../images/mailmergeicon.png" /> auf der oberen Symbolleiste, in der Registerkarte <b>Start</b>.</li>
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<li>Das Fenster <b>Datenquelle auswählen</b> wird geöffnet. Es wird eine Liste all Ihrer <b>.xlsx</b>-Tabellen angezeigt, die im Abschnitt <b>Meine Dokumente</b> gespeichert sind. Um zwischen anderen <b>Modulabschnitten</b> zu wechseln, verwenden Sie das Menü im linken Teil des Fensters. Wählen Sie die gewünschte Datei aus und klicken Sie auf <b>OK</b>.</li>
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</ol>
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<p>Sobald die Datenquelle geladen ist, wird die Registerkarte <b>Einstellungen für das Zusammenführen</b> in der rechten Seitenleiste angezeigt.</p>
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<p><img alt="Einstellungen für das Zusammenführen" src="../images/right_mailmerge.png" /></p>
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</li>
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<li><b>Empfängerliste verifizieren oder ändern</b><ol>
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<li>Klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche <b>Empfängerliste bearbeiten</b>, um das Fenster <b>Empfänger Seriendruck</b> zu öffnen, in dem der Inhalt der ausgewählten Datenquelle angezeigt wird.<p><img alt="Fenster Empfänger Seriendruck" src="../images/mailmergerecipients.png" /></p>
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</li>
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<li>Hier können Sie bei Bedarf neue Informationen hinzufügen bzw. vorhandene Daten bearbeiten oder löschen. Um das Arbeiten mit Daten zu vereinfachen, können Sie die Symbole oben im Fenster verwenden:<ul>
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<li><img alt="Kopieren" src="../images/copy.png" /> und <img alt="Einfügen" src="../images/paste.png" /> - zum Kopieren und Einfügen der kopierten Daten.</li>
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<li><img alt="Rückgängig machen" src="../images/undo1.png" /> und <img alt="Wiederholen" src="../images/redo1.png" /> - um Aktionen rückgängig zu machen und zu wiederholen.</li>
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<li><img alt="Aufsteigend sortieren" src="../images/sortatoz.png" /> und <img alt="Absteigend sortieren" src="../images/sortztoa.png" /> - um Ihre Daten in einem Zellenbereich in aufsteigender oder absteigender Reihenfolge zu sortieren.</li>
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<li><img alt="Filter" src="../images/sortandfilter.png" /> - um den Filter für den zuvor ausgewählten Zellenbereich zu aktivieren oder den aktuellen Filter zu entfernen.</li>
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<li><img alt="Filter löschen" src="../images/clearfilter.png" /> - um alle angewendeten Filterparameter zu löschen.<p class="note"><b>Hinweis</b>: Weitere Informationen zur Verwendung des Filters finden Sie im Abschnitt <b>Sortieren und Filtern von Daten</b> im Hilfemenü des <b>Tabelleneditors</b>.</p>
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</li>
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<li><img alt="Suche" src="../images/searchicon.png" /> - um nach einem bestimmten Wert zu suchen und ihn gegebenenfalls durch einen anderen zu ersetzen.<p class="note"><b>Hinweis</b>: Weitere Informationen zur Verwendung des Werkzeugs <b>Suchen und Ersetzen</b> finden Sie im Abschnitt <b>Suchen und Ersetzen von Funktionen</b> im Hilfemenü des <b>Tabelleneditors</b>.</p>
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</li>
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</ul>
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</li>
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<li>Wenn Sie alle notwendigen Änderungen durchgeführt haben, klicken Sie auf <b>Speichern & Schließen</b>. Um die Änderungen zu verwerfen, klicken Sie auf <b>Schließen</b>.</li>
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</ol>
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</li>
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<li><b>Einfügen von Seriendruckfeldern und überprüfen der Ergebnisse</b><ol>
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<li>Positionieren Sie den Mauszeiger im Text des Hauptdokuments an der Stelle an der Sie ein Seriendruckfeld einfügen möchten, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche <b>Seriendruckfeld einfügen</b> und wählen Sie das erforderliche Feld aus der Liste aus Die verfügbaren Felder entsprechen den Daten in der ersten Zelle jeder Spalte der ausgewählten Datenquelle. Fügen Sie alle benötigten Felder an beliebiger Stelle im Dokument ein.<p><img alt="Gruppe Seriendruckfelder" src="../images/mergefields.png" /></p>
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</li>
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<li>Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste den Schalter <b>Seriendruckfelder hervorheben</b>, um die eingefügten Felder im Text deutlicher zu kennzeichnen.<p><img alt="Hauptdokument mit eingefügten Feldern" src="../images/insertedfields.png" /></p>
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</li>
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<li>Aktivieren Sie in der rechten Seitenleiste den Schalter <b>Ergebnisvorschau</b>, um den Dokumenttext mit den aus der Datenquelle eingesetzten tatsächlichen Werten anzuzeigen. Verwenden Sie die Pfeiltasten, um für jeden Datensatz eine Vorschau des zusammengeführten Dokuments anzuzeigen.<p><img alt="Ergebnisvorschau" src="../images/previewinsertedfields.png" /></p>
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</li>
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</ol>
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<ul>
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<li>Um ein eingefügtes Feld zu löschen, deaktivieren sie den Modus <b>Ergebnisvorschau</b>, wählen Sie das entsprechende Feld mit der Maus aus und drücken Sie die Taste <b>Entf</b> auf der Tastatur.</li>
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<li>Um ein eingefügtes Feld zu ersetzen, deaktivieren sie den Modus <b>Ergebnisvorschau</b>, wählen Sie das entsprechende Feld mit der Maus aus, klicken Sie in der rechten Seitenleiste auf die Schaltfläche <b>Seriendruckfeld einfügen</b> und wählen Sie ein neues Feld aus der Liste aus.</li>
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</ul>
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</li>
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<li><b>Parameter für den Seriendruck festlegen</b><ol>
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<li>Wählen Sie den Zusammenführungstyp aus. Sie können den Massenversand beginnen oder das Ergebnis als Datei im PDF- oder Docx-Format speichern und es später drucken oder bearbeiten. Wählen Sie die gewünschte Option aus der Liste <b>Zusammenführen als</b> aus:<p><img alt="Auswahl Zusammenführungstyp" src="../images/mergeto.png" /></p>
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<ul>
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<li><b>PDF</b> - um ein einzelnes Dokument im PDF-Format zu erstellen, das alle zusammengeführten Kopien enthält, damit Sie diese später drucken können</li>
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<li><b>DOCX</b> - um ein einzelnes Dokument im DOCX-Format zu erstellen, das alle zusammengeführten Kopien enthält, damit Sie diese später bearbeiten können</li>
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<li><b>E-Mail</b> - um die Ergebnisse als E-Mail an die Empfänger zu senden<p class="note"><b>Hiweis</b>: Die E-Mail-Adressen der Empfänger müssen in der geladenen Datenquelle angegeben werden und Sie müssen mindestens ein E-Mail-Konto im <b>Mail</b>-Modul in Ihrem Portal hinterlegt haben.</p>
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</li>
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</ul>
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</li>
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<li>Wählen Sie die Datensätze aus, auf die Sie die Zusammenführung anwenden möchten:<ul>
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<li><b>Alle Datensätze</b> - (diese Option ist standardmäßig ausgewählt) - um zusammengeführte Dokumente für alle Datensätze aus der geladenen Datenquelle zu erstellen</li>
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<li><b>Aktueller Datensatz</b> - zum Erstellen eines zusammengeführten Dokuments für den aktuell angezeigten Datensatz</li>
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<li><b>Von</b>... <b>Bis</b> - um ein zusammengeführtes Dokument für eine Reihe von Datensätzen zu erstellen (in diesem Fall müssen Sie zwei Werte angeben: die Werte für den ersten und den letzten Datensatz im gewünschten Bereich)<p class="note"><b>Hinweis</b>: Es können maximal 100 Empfänger angegeben werden. Wenn Sie mehr als 100 Empfänger in Ihrer Datenquelle haben, führen Sie den Seriendruck schrittweise aus: Geben Sie die Werte von 1 bis 100 ein, warten Sie, bis der Serienbriefprozess abgeschlossen ist, und wiederholen Sie den Vorgang mit den Werten von 101 bis N.</p>
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</li>
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</ul>
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<li>Serienbrief abschließen<ul>
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<li>Wenn Sie sich entschieden haben, die Ergebnisse der Zusammenführung als Datei zu speichern,<ul>
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<li>klicken Sie auf die Schaltfläche <b>Herunterladen als</b>, um die Datei an einem beliebigen Ort auf Ihrem PC zu speichern. Sie finden die Datei in Ihrem <em>Standardordner für Downloads</em>.</li>
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<li>Klicken Sie auf die Schaltfläche <b>Speichern</b>, um die Datei in Ihrem Portal zu speichern. Im Fenster <b>Speichern unter</b> können Sie den Dateinamen ändern und den Ort angeben, an dem Sie die Datei speichern möchten. Sie können auch das Kontrollkästchen <b>Zusammengeführtes Dokument in neuem Tab öffnen</b> aktivieren, um das Ergebnis zu überprüfen, sobald der Serienbriefprozess abgeschlossen ist. Klicken Sie zum Schluss im Fenster <b>Speichern unter</b> auf <b>Speichern</b>.</li>
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</li>
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<li>Wenn Sie die Option <b>E-Mail</b> ausgewählt haben, erscheint in der rechten Seitenleiste die Schaltfläche <b>Teilen</b>. Wenn Sie auf die Schaltfläche klicken, öffnet sich das Fenster <b>An E-Mail senden</b>:<p><img alt="An E-Mail senden" src="../images/sendtoemail.png" /></p>
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<ul>
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<li>Wenn Sie mehrere Konten mit Ihrem <b>Mail</b>-Modul verbunden haben, wählen Sie in der Liste <b>Von</b> das E-Mail-Konto aus, das Sie zum Senden der E-Mails verwenden möchten.</li>
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<li>Wählen Sie in der Liste <b>An</b> das Seriendruckfeld aus, das den E-Mail-Adressen der Empfänger entspricht, falls es nicht automatisch ausgewählt wurde.</li>
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<li>Geben Sie den Betreff Ihrer Nachricht in die <b>Betreffzeile</b> ein.</li>
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<li>Wählen sie das Mailformat aus der Liste aus: <b>HTML</b>, <b>als DOCX anhängen</b> oder <b>als PDF anhängen</b>. Wenn eine der beiden letzteren Optionen ausgewählt ist, müssen Sie auch den <b>Dateinamen</b> für Anhänge angeben und die <b>Nachricht</b> eingeben (der Text Ihres Briefes, der an die Empfänger gesendet wird).</li>
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<li>Klicken Sie auf <b>Senden</b>.</li>
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</ul>
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<p>Sobald das Mailing abgeschlossen ist, erhalten Sie an die im Feld <b>Von</b> angegebene E-Mail-Adresse eine Benachrichtigung.</p>
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